Você quer organizar uma excursão, mas tem dúvidas de como começar? Confira o que é importante para ter sucesso.
Muita gente acredita que organizar excursão é um processo trabalhoso — e de fato é. No entanto, existem dicas que ajudam a facilitar o processo. Além disso, elas ajudam a obter um resultado final melhor, sem esquecer de todas as responsabilidades envolvidas.
Na prática, tudo passa por um bom planejamento. O objetivo é criar um roteiro que agrade a muitas pessoas e uma viagem bastante agradável e segura.
Então, como atingir esse propósito? Neste post, vamos explicar melhor e trazer as dicas de como organizar uma excursão para simplificar o seu trabalho. Continue lendo!
O conceito de uma excursão
A excursão é um modelo de viagem em que um grupo maior de pessoas conhece diferentes lugares. Os interessados compram pacotes e viajam em conjunto.
Assim, é uma oportunidade de terem um bom custo-benefício, conhecerem pessoas e ainda visitarem diferentes localidades.
A excursão pode durar alguns dias e passar por vários lugares ou ter um destino específico. Ou seja, ela segue um cronograma e vários detalhes ficam bem especificados. Por exemplo:
- roteiro;
- modalidade de transporte;
- duração;
- reservas em pontos turísticos;
- alimentação;
- hospedagem.
Devido a suas características, muitas pessoas buscam excursões. Nesse sentido, o turista deixa de se preocupar com várias questões burocráticas. É o caso de transporte, alimentação, reservas em atrações turísticas e mais.
Além disso, existe um guia que explica todo o passeio. Esse profissional precisa ter simpatia, liderança, paciência e proatividade. Dessa forma, é possível entreter os turistas, satisfazê-los, fidelizá-los e obter boas recomendações para organizar excursões.
Os motivos para organizar excursão
Organizar uma excursão é uma boa forma de se destacar no mercado de turismo. O setor ainda está em retomada depois da pandemia de coronavírus. Assim, as perspectivas são positivas para 2023.
Conforme as previsões do Conselho Mundial de Viagens e Turismo (WTTC), o segmento movimentará próximo de 9,6 trilhões de dólares na economia mundial no ano destacado. Contudo, a tendência é de uma mudança no comportamento dos turistas.
Nesse cenário, os principais destaques são:
- excursões e rotas turísticas visitadas em grupo;
- passeios regionais, a fim de conhecer melhor os locais próximos de onde vivem e reduzir custos;
- experiências marcantes, com passeios por monumentos religiosos, locais históricos etc;
- turismo doméstico, tanto no Brasil quanto em lugares próximos;
- destinos ecoturísticos.
Portanto, ao investir nesses roteiros, a chance de você criar bons pacotes de excursão aumenta. Isso facilita a organização das viagens e a aceitação do público.
Especialmente, se escolher lugares com uma grande variedade de passeios. Esse é o caso do turismo no Vale do Paraíba, que tem cidades frias, litorâneas, históricas, religiosas e com várias outras características.
Ou seja, você consegue organizar excursões diferenciadas, que atenderão a diferentes tipos de bolsos e gostos. Além disso, como todas as cidades estão na mesma região, você consegue criar diferentes pacotes.
Aliás, outra opção é fazer um só, de longa duração. De toda forma, fica mais fácil ter ideias e fazer o seu trabalho render com boas perspectivas de retorno.
7 dicas de como organizar uma excursão
Agora que você entendeu melhor o conceito desse tipo de viagem e por que elaborá-lo, está na hora de saber como fazer o seu pacote. É claro que você pode personalizar as opções e ter ideias diferentes.
No entanto, existem algumas dicas de como organizar uma excursão que são certeiras. Ou seja, elas são um bom começo para você ter sucesso.
Quer saber quais são as dicas estratégicas para a organização de excursões? Confira as 7 principais.
1. Defina o destino
O primeiro passo é definir qual será o destino da excursão. Essa decisão deverá ser embasada no perfil do público-alvo. Assim, você saberá se é melhor escolher um roteiro de aventura, romântico, litorâneo, gastronômico, tradicional etc.
Caso queira despertar o interesse de vários clientes, opte por um combinado. Assim, haverá atrações de todos os tipos. Você ainda pode buscar aqueles roteiros que são de alta temporada o ano todo.
Eles oferecem diferentes tipos de passeios e atrações. Ao mesmo tempo, são uma forma de fugir dos preços elevados dos locais específicos de férias.
Ainda existem outras dicas para organizar uma excursão que fazem sentido para a escolha do destino. Elas são:
- pesquise sobre o local em sites especializados: leia avaliações e considere os pontos turísticos e possíveis imprevistos que podem surgir. Ainda anote horários de funcionamento, recomendações dos viajantes, preços das atrações e endereços;
- confira se as informações estão atualizadas: todos os dados obtidos devem ser verificados. Caso contrário, o preço da organização da excursão ficará defasado. Além disso, você consegue criar pacotes diferenciados, que atendem a diferentes orçamentos;
- atente à estrutura logística: isso inclui desde a análise da oferta das atrações turísticas até o deslocamento de um lugar para outro. Em uma excursão, isso é fundamental, já que o tempo precisa ser calculado da forma correta. Afinal, o turista quer visitar os lugares e ainda ter tempo para fazer alguns passeios individuais, em vez de ficar somente na estrada;
- busque informações sobre o clima: entenda como é o clima na região e verifique a tendência da previsão do tempo. Isso ajudará a ter menos imprevistos para os turistas.
2. Descubra qual o melhor dia e horário para a viagem
Esse é outro detalhe que deve ser definido com muita antecedência. Inclusive, porque é uma prerrogativa essencial para a divulgação da excursão. Além disso, é válido reservar hotéis, programações etc.
Ao mesmo tempo, a data e o horário da viagem também interferem nos custos. Por exemplo, se for na alta temporada, a tendência é que tudo esteja mais caro. Portanto, o valor cobrado por turista também deve ser mais elevado.
Devido a todos esses fatores, o ideal é que as reservas sejam feitas com 2 meses de antecedência. Esse tempo permite negociar bons descontos. Caso seja um período de alta temporada, tente fazer antes disso.
Se alguma atração estiver indisponível, vale a pena considerar um plano B. Ou seja, uma segunda opção de data pode ser interessante para evitar frustrações dos turistas.
Mais do que as datas da própria viagem, sempre faça a programação da excursão considerando um tempo de tolerância. A ideia é que todos os viajantes respeitem o cronograma estipulado e fiquem dentro dessa margem já estipulada.
Além de ser uma questão de respeito, evita prejuízos em outras reservas. Portanto, é preciso deixar claro que esse fator deve ser seguido e em que os atrasos constantes podem implicar.
3. Crie um roteiro de viagem
Com o destino, os horários e as datas definidos, está na hora de escolher e personalizar o roteiro. O objetivo é atender às expectativas dos turistas mantendo o máximo de qualidade.
Por isso, coloque os pontos turísticos na programação. No entanto, vá além para surpreender.
Implemente opções de lazer para trazer mais diversão e garantir que o grupo da excursão organizada por você possa se conhecer e fazer atividades de acordo com suas preferências.
Por outro lado, evite a sobrecarga de passeios.
Para isso, busque dividir as atrações de maneira estratégica. Se essa for a sua opção, considere alguns aspectos relevantes:
- quantidade de idosos e crianças no grupo;
- possibilidade de primeiros socorros nos locais;
- lugares para alimentação;
- espera em filas;
- acessibilidade;
- duração de cada atividade;
- possibilidade de cancelamento;
- abertura das atrações nos dias chuvosos.
No processo de elaboração do roteiro, também pense em qual é o objetivo principal da viagem. Verifique se é visitar os pontos turísticos, participar de um evento, conhecer museus, visitar clubes e festas típicas, peregrinar pelas igrejas etc.
Tudo isso ajuda na personalização. Afinal, você cria um roteiro específico para o que as pessoas esperam. Além do mais, é uma forma de atentar a questões predeterminadas.
Por exemplo, se for organizar uma excursão voltada para o ecoturismo, precisa cuidar de vários detalhes. Dentre eles, estão a regulamentação dos locais, qualidade dos serviços, normas de segurança etc.
4. Defina a quantidade máxima de pessoas que vão participar da excursão
Ao organizar sua excursão, tenha um cuidado com a quantidade de participantes. Esse fator determina todas as outras dicas e interfere nas decisões importantes.
Inclusive, na definição do melhor meio de transporte, na necessidade de reservas de hospedagem e cuidado com a estrutura.
Ao lançar o pacote, determine um prazo para o encerramento das inscrições. Isso evita alterações imprevistas e de última hora no processo logístico.
Outro fator importante da definição da quantidade máxima de pessoas é no momento da contagem dos participantes nas paradas. Além disso, você oferece os atrativos que tragam conforto para o grupo.
Esse cuidado permite obter avaliações mais positivas dos visitantes. Ainda facilita o monitoramento de dados com os inscritos para manter um bom nível de liderança.
Todas essas informações também permitem criar um bom material corporativo. Dessa forma, você divulga ações futuras e aumenta as chances de suas excursões serem reconhecidas no mercado. Ou seja, fica mais fácil conquistar clientes.
Ainda é necessário limitar a quantidade de visitantes para fazer o cálculo do custo total da excursão. Gere uma planilha com todos os valores ou utilize um sistema simples de gestão. Essa é uma forma de ter os números organizados e fazer uma precificação correta.
5. Faça um bom levantamento de orçamentos
Todos os passeios e parceiros que se incluem na organização da sua excursão devem passar por um bom levantamento de orçamentos. A ideia é procurar sempre o melhor custo-benefício.
Ou seja, você deve encontrar o melhor serviço disponível pelo valor mais baixo possível. Aqui, é importante destacar que nem sempre o nome mais famoso representa a melhor opção.
Por isso, pesquise bem na internet, em sites especializados (como o Reclame Aqui), nas redes sociais etc. Essa é uma forma de ver o que as pessoas falam da empresa.
Ainda reúna 3 ou mais opções de orçamento. Depois dessa busca inicial, tenha um contato mais direto e aprofundado para definir qual alternativa é a melhor.
Também verifique qual é o orçamento da sua excursão e considere a possibilidade de ocorrência de despesas extras. Assim, você faz uma precificação correta por pessoa.
6. Encontre o lugar ideal para hospedagem
Provavelmente, a sua excursão levará mais de 1 dia. Por isso, encontre o lugar ideal. Veja o que faz mais sentido para a viagem: um hotel tradicional, um que preza pelo ecoturismo, um hotel fazenda etc.
No processo de seleção, você pode verificar as cortesias oferecidas. Muitas vezes, como é um grupo grande de pessoas, é possível conseguir algum benefício ou um desconto. Ainda avalie outros critérios:
- experiência e solidez do hotel;
- programação de atividades;
- conforto das acomodações;
- depoimentos de outros hóspedes e guias;
- política de cortesia para guias e motoristas;
- formas de pagamento oferecidas.
Por fim, verifique se haverá casais, pessoas solteiras, crianças e mais. Ao considerar todos esses detalhes, você garante que o hotel garanta o conforto de todos.
7. Selecione a viação ideal para a viagem
O último ponto — tão relevante quanto os outros — refere-se à empresa de transporte. Você terá que contratar um serviço terceirizado. Por isso, precisa escolher uma viação segura, experiente e que traga confiança a todos.
Além disso, o veículo precisa atender às necessidades dos turistas e à quantidade de pessoas. Por isso, o ônibus tende a ser o principal meio utilizado. Afinal, ele é confortável, tem amplo espaço para as bagagens e também permite que as pessoas sentem ao lado de seus familiares.
Ainda assim, existem diferentes tipos de veículos. Por isso, é importante atentar a alguns critérios. Dentre eles, estão:
- responsabilidade;
- conforto;
- experiências anteriores;
- referências sobre os motoristas;
- segurança;
- detalhes da última revisão;
- documentação em dia;
- planejamento contra imprevistos;
- condições do veículo.
Inclusive, o que falamos anteriormente sobre o custo-benefício é ainda mais importante aqui — já que o meio de locomoção tem relação direta com a segurança de todos.
Por isso, é fundamental que a viação tenha experiência com fretamento, especialmente excursão e turismo. É o que a Pássaro Marron oferece.
Com forte tradição no Vale do Paraíba, praias do Litoral Norte e Sul de Minas, tem motoristas capacitados e bem treinados para manter a segurança máxima durante o trajeto.
Além disso, os veículos passam por manutenções preventivas constantes. Assim, há mais conforto, tranquilidade e proteção para todos.
Com todos esses cuidados, você vai conseguir organizar sua excursão da maneira certa e sem dificuldades. Esse é o seu objetivo, certo? Então, que tal seguir as dicas e aproveitar os benefícios?
Aproveite e conheça os serviços da Pássaro Marron. Acesse a página de fretamento e veja todos os detalhes para entender por que vale a pena fazer essa escolha.
